Digitalisierung beim Steuerberater: Vorteile, Risiken und Herausforderungen
Ob im Privat- oder im Geschäftsalltag, die Welt wird zunehmend digitaler. Daraus ergeben sich wiederum attraktive Chancen, um Prozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Von dieser Entwicklung können prinzipiell alle Branchen profitieren, doch die Digitalisierung beim Steuerberater bietet sowohl Kanzleien als auch Mandanten besonders wichtige Vorteile.
Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, wie die Zukunft der Digitalisierung in einer Steuerberatung aussehen kann und welche Vorteile sich daraus ergeben. Mit einer klugen Umsetzung lassen sich damit nachhaltige Wettbewerbsvorteile schaffen.
Der digitale Steuerberater der Zukunft:
Die papierlose Steuerkanzlei
Aber was bedeutet Digitalisierung mit Hinblick auf Steuerberater? Zu Beginn galt es vor allem, so viele Prozesse wie möglich vom Papierformat in eine elektronische Form zu überführen. Weitere Technologiesprünge erlauben heute aber noch viel mehr.
Das sind einige Beispiele für eine Steuerberatung mit hoher Digitalisierung:
- Buch- und Belegführung in digitaler Form
- Elektronischer Daten- und Belegaustausch mit Mandanten
- Digitale Unterschriften bei Dokumenten und Erklärungen
- Software für Projekt- und Kundenmanagement
- Cloud-Kollaborationsplattform für Mitarbeiter
In einer solchen Kanzlei gehört die umständliche Verwaltung von Papierdokumenten der Vergangenheit an. Mandanten verschicken elektronische Belege, die im System digital erfasst, ausgewertet und später sogar verbindlich abgezeichnet werden können. Die Kommunikation mit Mandanten und zwischen Mitarbeitern erfolgt ebenfalls vollkommen digital.
Dafür sind aber die richtigen Technologien notwendig, insbesondere in Form von innovativer und leistungsstarker Software. Ebenso rechnen Experten damit, dass zeitnah die Fortschritte bei der Künstlichen Intelligenz (KI) eine hohe Automatisierung erlauben werden.
Vorteile der Digitalisierung als Steuerberater
Natürlich dient das alles nicht dem Selbstzweck, sondern bietet Steuerkanzleien erhebliche Vorteile. Prozesse, Kommunikationswege und Kollaboration stehen dabei im Vordergrund, was letztlich in niedrigeren Kosten und Aufwänden ersichtlich wird.
Effiziente Prozesse
Die Digitalisierung beim Steuerberater erlaubt hohe Effizienzgewinne, angefangen beim Eingang von Dokumenten hin zur Auswertung und Verarbeitung. Umständliches Abheften, Einscannen oder händisches Datenüberführen entfällt. Moderne Programme können elektronische Daten dann sogar für eine erste Steuererklärung oder einen Jahresabschluss zusammenstellen – Steuerberater müssen dann nur noch Feinarbeit leisten.
Flexible Kommunikationswege
Eine Steuerberatung profitiert von der Digitalisierung auch mit Hinblick auf die Kommunikation. Vor einigen Jahren waren E-Mail und Telefon meistens die einzigen Kommunikationswege, und diese waren nur vom Büro aus erreichbar. Heute spielt hingegen das Home-Office eine weitaus wichtigere Rolle. Mithilfe virtueller Arbeitsumgebungen und Videoanrufen bieten sich im digitalen Zeitalter flexible Kommunikationswege.
Einfache Kollaboration
Dank innovativer und sicherer Cloud-Kollaborationsplattformen sind die Zeiten der losen Ordner- und Dateiverwaltung endgültig vorbei. Das macht allen voran die händische und fehleranfällige Versionsführung überflüssig, denn heute übernimmt das eine Software. Mitarbeiter haben von überall aus Zugriff auf aktuelle, richtige und konsistente Daten, was die Kollaboration deutlich vereinfacht und Fehler konsequent minimiert.
Innovatives Image
Eine Steuerberatung ohne hohe Digitalisierung wird heute zu Recht als altmodisch und ineffizient angesehen. Das kann sowohl potenzielle Mandanten als auch Kandidaten abschrecken, was aufgrund des Fachkräftemangels der Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig schadet. Steuerberater mit starker Digitalisierung vermitteln hingegen ein innovatives Image, das von allen Stakeholdern als positiv wahrgenommen wird.
Niedrige Kosten
Am Ende spiegeln sich all diese Vorteile in niedrigeren Aufwänden und Kosten wider, die langfristig selbst höhere Investitionen problemlos rechtfertigen können. Effiziente Prozesse sparen Zeit, flexible Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten tragen zu besseren Ergebnissen bei. Davon profitieren am Ende nicht nur Steuerkanzleien, sondern auch alle Mandanten – der Steuerberater der Zukunft setzt auf digitale Lösungen.
Risiken der Digitalisierung beim Steuerberater
Jedoch gibt es einige Risiken, die jeder vorab kennen und vermeiden sollte. So zählt das Thema Cybersicherheit bereits seit Jahren als größtes Risiko hinter der steigenden Digitalisierung. Insbesondere Steuerkanzleien, die mit vielen sensiblen Daten arbeiten, müssen auf robuste, aktuelle und effiziente Sicherheitssysteme setzen.
Hinzu kommt die steigende Abhängigkeit von Cloud- und Internetdiensten. Doch wie kann das Tagesgeschäft weiterlaufen, wenn diese Dienste mal ausfallen sollten? Aus diesem Grund kann es deswegen vielleicht sogar sinnvoll sein, in redundante Systeme zu investieren, selbst wenn die Kosten dabei ansteigen. Glücklicherweise sind Totalausfälle in der Praxis jedoch eher selten.
Die Herausforderungen der Digitalisierung in der Steuerberatung
Am Ende stellt die Digitalisierung jeden Steuerberater vor einige Herausforderungen, die es vorab zu meistern gilt. Das fängt bei der womöglich steigenden Komplexität an, die aufgrund unterschiedlicher Prozesse und Systeme auftreten kann. Deswegen sind einfach zu bedienende und integrierte Programme in jedem Fall zu bevorzugen.
Ebenso müssen viele Kanzleien bei der Modernisierung ihrer Systeme hohe Investitionskosten stemmen. Teure Softwarelizenzen und neue Hardware können das Budget über Jahre hinweg stark beanspruchen, ehe die Effizienzgewinne das wieder ausgleichen. Deswegen sollten alle Maßnahmen mithilfe von erfahrenen Digitalisierungs-Experten geplant werden.
Fazit: Steuerberater dank Digitalisierung gut gerüstet für die Zukunft
Viele Wirtschaftsbereiche setzen heute bereits auf eine hohe Digitalisierung, um Prozesse zu vereinfachen und Abläufe zu automatisieren. Steuerberater können von diesem Trend ebenfalls profitieren, um beispielsweise die Buch- und Belegführung zu digitalisieren, den elektronischen Datenaustausch zu ermöglichen und Mitarbeiter besser zusammenzubringen.
Die Vorteile der Digitalisierung beim Steuerberater liegen dabei klar auf der Hand: effiziente Prozesse, flexible Kommunikation, einfache Kollaboration und ein innovatives Image. Das alles trägt dazu bei, dass langfristig hohe Aufwände und Kosten eingespart werden können. Mandanten und Mitarbeiter freuen sich ebenfalls auf die neuen Möglichkeiten.
Haben Sie noch weitere Fragen zur Digitalisierung beim Steuerberater und welche Karrieremöglichkeiten sich daraus für Sie ergeben? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf.